Pour maîtriser les nouvelles bases de vidéoconférence, apprenez des enfants

De nombreux auditeurs de l’émission Today de BBC Radio 4 à travers le pays ont entendu le ministre du gouvernement Alok Sharma recevoir trois appels Skype entrants lors d’une récente interview avec Martha Kearney.

Nous lui avons crié dessus nos bières du matin : mettez votre « Ne pas déranger ! » – mais en vain. C’est un exemple de ce qui peut arriver quand les gens sont trop coincés dans leurs façons avec la technologie.

Dans un monde de mises à jour logicielles constantes, nous ignorons souvent ces invitations amicales à en apprendre davantage sur « e qui est noi » à nos risques et périls.

Avec le retour de nos enfants à l’école en septembre, il est important de se rappeler ce que les jeunes qui ont l’esprit frais ont enseigné à leurs aînés pendant la période de confinement.

N’ayant jamais peur du changement ou de la « rupture » de leurs appareils, les enfants sont rarement coincés dans des façons fixes d’utiliser des logiciels et aiment jouer avec toutes les fonctionnalités technologiques proposées. C’est pourquoi si souvent quand notre appareil ou le logiciel sur eux échoue, nous nous tournons vers nos enfants pour obtenir de l’aide.

Un type de logiciel sur lequel nous ne nous attendions pas à ce que nos enfants nous dépassent, cependant, était la vidéoconférence. Ces applications ont été conçues pour la simplicité dans les affaires, nous avons donc pensé au moins ici nous pourrions garder le dessus.

erreur! Il n’a fallu que quelques semaines avant que les moins de 10 ans tournent en rond autour de nous, partagent leurs écrans, gribouillant sur des tableaux blancs virtuels et mettant en place des arrière-plans amusants.

Pour nous, les anciens, beaucoup ont appris la vidéoconférence dans les premiers jours de Skype, lorsque les capacités étaient assez basiques et l’expérience utilisateur était ce qui serait maintenant considéré … moins que les enjeux de table.

En tant que tel, beaucoup d’entre nous ont tendance à ne pas explorer les capacités améliorées et « es réunions intelligente » offertes dans les nouveaux services d’aujourd’hui.

La meilleure façon d’explorer ces nouvelles fonctionnalités est de se comporter comme un enfant et juste rester coincé dans. Passez en revue les menus, et si vous voyez quelque chose d’inconnu, cliquez dessus et voir ce qu’il fait.

Évidemment, ne faites pas cela lors d’une réunion importante avec des clients ou d’autres personnes externes. Commencez petit en mettant en place une réunion interne comme un exercice de « bac à sable » et encouragez les participants à essayer des choses.

Un type idéal de réunion pour votre exercice sandbox est une séance de remue-méninges créative. Pour cela, vous devriez enregistrer la session, avec le consentement de tout le monde. Voici quelques fonctions avancées et intelligentes disponibles dans certains systèmes que vous pourriez essayer au cours d’une telle réunion :

Partage de contenu – la plupart des systèmes permettent à l’hôte de la réunion et aux participants de « prendre la parole » en partageant ce qui se passe sur leurs écrans. Certains permettent également au présentateur de partager exclusivement à partir d’une application (par exemple, nous ne partageons pas accidentellement des informations personnelles dans les courriels.)
C’est assez basique et devrait être une seconde nature, mais je trouve toujours que tout le monde n’est pas à l’aise de le faire. Dans une séance de remue-méninges, différentes personnes peuvent avoir des articles différents ou des présentations qui fournissent le contexte afin qu’ils puissent tous avoir un aller à partager leurs écrans et parler les gens à travers leur contenu.

Disposition de réunion – lors du remue-méninges, vous souhaitez que le contenu du haut-parleur actuel soit dominant afin d’avoir une lecture avec les contrôles de mise en page pendant la session. La plupart des systèmes ont un curseur qui vous permet de minimiser les participants non parlants et d’afficher le haut-parleur actuel en évidence. Whiteboarding – c’est l’accessoire de remue-méninges essentiel, donc idéalement votre service de vidéoconférence aura cette capacité intégrée. Si ce n’est pas le cas, l’hôte ou un autre participant pourrait improviser à l’aide d’un tableau blanc tiers ou d’un outil de cartographie mentale et en partageant son écran.
Vous pouvez inviter les gens à soumettre des idées de remue-méninges verbalement ou utiliser la fenêtre de chat. Ce dernier est une meilleure option pour ceux qui ne sont pas aussi à l’aise avec parler. N’oubliez pas de regarder la fenêtre de chat, car cela est souvent ignoré par les gens qui ne sont pas dans l’habitude de l’utiliser.

Raise Hand – Semblable à l’ouverture de conversations sur le chat, ceux qui ne veulent pas parler à tour de rôle ou sur d’autres peuvent cliquer sur une fonction « élever la mai » pour s’engager et indiquer au modérateur de la réunion leur intention de parler. Annotations – il s’agit d’une fonctionnalité qui permet aux participants de tirer sur le contenu afin de mettre en évidence un point clé, ou de fournir des informations supplémentaires. Les enfants font cela tout le temps sur leurs appareils lors de la création et le partage d’images drôles.
Cela peut transformer une présentation de contenu typiquement unilatérale en quelque chose de beaucoup plus interactif. En remue-méninges, il donne aux participants un outil pour riffing off idées que d’autres ont proposé.

Les faits saillants et les actions de la réunion – de nos jours, lorsque la réunion est terminée, vous pouvez faire beaucoup plus que simplement partager l’enregistrement. Certains systèmes utilisent un mélange d’interaction humaine et d’IA pour suivre des mots clés comme « suivi » ou « prendre cette mesure » qui indiquent que quelqu’un dans l’équipe devrait prendre des mesures de suivi.
Il écoutera également intelligemment des mots comme « mmentan » et « apturons ce » qui indiquent les faits saillants de la réunion. Après la réunion (à condition de l’avoir enregistrée), le service générera une liste de faits saillants de la réunion et d’actions de suivi à partager avec l’équipe.

 

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